Na een looptijd van twee jaar is deze zomer het SCALA-project afgerond. Samen met de acht collega-erfgoedinstellingen van het AIDA netwerk deed het AMVB hierin onderzoek naar de duurzame preservatie van privaatrechtelijke digitale archieven. De kern van het project bestond uit het ontwerpen en uitbouwen van een pilootsysteem voor een gedeeld digitaal depot.
Dit project werd mogelijk gemaakt dankzij een subsidie van de Vlaamse Overheid.
Als gevolg van de digitale transformatie neemt ook het aantal digitale archieven gestaag toe. Net als hun papieren tegenhangers moeten digitale documenten op een goede manier bewaard en beheerd worden om te voorkomen dat ze onherroepelijk verloren gaan of niet meer raadpleegbaar zijn. Voor digitale overheidsarchieven bestaan er al verschillende preserveringssystemen, maar deze zijn over doorgaans niet geschikt voor het beheren van privaatrechtelijke digitale archieven.
Digitale archieven van personen en organisaties die geen overheidsfunctie uitvoeren, bijvoorbeeld het archief van een schrijver of van een lokale vereniging, hebben vaak een arbitraire ordening (als ze al geordend zijn) en bestaan uit zeer uiteenlopende soorten bestanden. Naast tekstdocumenten bevat een privaatrechtelijk digitaal archief vaak ook allerhande foto's, video's, presentaties en grafische bestanden. Dit alles maakt dat de preservatie van privaatrechtelijke digitale archieven een grote uitdaging is voor archiefinstellingen als het AMVB.
De grootste vereiste om digitale archieven op een correcte manier te bewaren is een goed uitgebouwde infrastructuur. Omdat het opzetten van een digitaal depot een dure en complexe onderneming is, hebben het AMVB en acht andere erfgoedinstellingen de krachten gebundeld. Onder de naam AIDA, dat staat voor Automatisering Ingest Digitaal Archief, zoeken we reeds enkele jaren samen naar een gemeenschappelijke oplossing voor de duurzame langetermijnsbewaring van digitale privaatrechtelijke archieven. Door samen te werken kunnen de we meer bereiken dan wanneer we het alleen zouden moeten doen.
De AIDA-partners zijn: ADVN, Amsab-ISG, AMVB, Archiefpunt, AVG-CARHIF, CAVA, Letterenhuis, meemoo en het Vlaams Architectuurinstituut.
Om de eerste concrete stappen te zetten richting een gemeenschappelijk digitaal depot lanceerde AIDA in 2021 het SCALA-project, dat opgedeeld was in twee fases
Tijdens de eerste projectfase (2021-2022) lag de focus op het uitbouwen van een digitaal depot, zowel op vlak van hardware als software, en het definiëren van een overkoepelende preserveringsstrategie. Op basis van de open source software RODA ontwikkelden we een pilootsysteem dat draaide op de serverinfrastructuur van AIDA-partner meemoo. Door het pilootsysteem uitvoerig te testen werden er vele nieuwe inzichten verkregen over de mogelijkheden en tekortkomingen van het systeem. Ook het AMVB leverde het nodige testmateriaal aan.
In de tweede fase (2022-2023) deden we onderzoek naar de noden van de bredere archiefsector inzake het preserveren en bewaren van digitale archieven, wat resulteerde in een veldtekening. Verder werkten we een organisatiemodel en ondernemingsplan uit om AIDA om te zetten naar een meer duurzaam samenwerkingsverband.
Het SCALA-project is dan wel afgelopen, maar het AMVB zal zich de komende jaren blijven engageren voor AIDA.
Bezoek zeker ook de projectpagina op CEST om meer te weten te komen over AIDA en SCALA.
